Referenties

Smartsys verzekert Mediùs tegen IT-problemen

Meer dan 40 medewerkers van Mediùs Verzekeringen helpen klanten aan een polis op maat. In een digitaliserende wereld, verkiest ook Mediùs steeds vaker het digitale contact met de verzekeringsmaatschappijen, altijd en overal. Het softwarepakket BRIO werd dan ook onmisbaar. Om downtime te vermijden, pakte Mediùs de IT-infrastructuur aan. Smartsys vereenvoudigde het beheer en breidde tegelijk de beveiliging stevig uit. Dankzij nieuwe servers is uitval haast onmogelijk. Gebeurt er toch iets, dan schiet Smartsys meteen te hulp. Zo is de goede werking van Mediùs verzekerd.

IT die meegroeit

Om hun IT in goede banen te leiden vertrouwde Mediùs vroeger op een freelancer. De makelaar kende echter een stevige groei op die de freelance-werkkracht niet kon bijbenen. De zoektocht naar een nieuwe partner drong zich op, vertelt Filip Vaes, consultant en ICT-verantwoordelijke bij Mediùs: “Onze vaste IT’er heeft ons jarenlang goed geholpen, maar door onze groei werd het moeilijk om op piekmomenten snel bij te springen. Toch zou een vaste IT’er hier buiten de drukke momenten soms met de vingers zitten draaien. Ikzelf ben bijvoorbeeld geen IT’er en ICT is een bijzaak in mijn takenpakket. We kozen dus om bij onze outsource-strategie te blijven, maar wel met een nieuwe partner die meer ruimte en medewerkers had om aan onze vragen te voldoen.”

Centraal beheer

Tegelijkertijd was ook de IT-infrastructuur aan vernieuwing toe. Die moest niet alleen robuuster worden, maar vooral eenvoudiger om te beheren. “Technologie moet ons leven eenvoudiger maken, maar ik merk dat het in veel gevallen ook complexer wordt”, gaat Vaes verder. “Iedereen had bij ons zijn eigen pc. Tussen de verschillende toestellen was er, met uitzondering van het internet weliswaar, geen enkele connectie. Elk apparaat moest apart en lokaal beheerd worden. We waren dus elk apart haast voortdurend bezig met software te updaten. Een groot tijdverlies dat we graag wilden aanpakken.”

Smartsys to the rescue

Hun eigen klantenportfolio leidde de verzekeringsmakelaar naar de perfecte partner om aan hun IT-uitdagingen het hoofd te bieden. Filip Vaes: “De Cronos Groep is een van onze vaste klanten. De zoektocht beginnen bij het grootste IT-bedrijf van België, leek ons een logisch plan van aanpak. Met Smartsys klikte het meteen. We legden hen de situatie uit in een paar gesprekken en kozen samen een strategie. Voor ondersteuning en het opvangen van de pieken, kozen we hun smartdesk all-in contract waarbij ze voor een vast bedrag in de maand onze omgeving beheren.”

Thin clients, thick firewalls

Smartsys vereenvoudigde ook het gestaag groeiende computerpark. Ze vervingen individuele pc’s door thin clients en een gevirtualiseerde desktop op een nieuwe serverinfrastructuur. Dell-servers en -opslag, Windows Server, remote desktop, virtualisatie met VMWare, WatchGuard Firewall en de installatie van de Dell Wyse thin clients, Smartsys nam de hele opzet van A tot Z voor zijn rekening. In plaats van de logge, vaste pc waar alles lokaal wordt opgeslagen heeft iedere medewerker nu een klein toestel op z’n bureau dat gekoppeld wordt aan de centrale server. Op de server vinden ze hun desktop in gevirtualiseerde vorm en gebeurt het echte werk.

De thin clients waren een verademing voor Filip Vaes: “Dankzij het centrale beheer zit iedere gebruiker op dezelfde versie en heeft ook dezelfde functionaliteiten. Bovendien kan je vanop elk toestel aan ‘jouw desktop’. Als ik een klant iets wilde tonen moest ik hem meenemen naar mijn kantoor. Na Smartsys’ puike werk, zet ik mij gewoon aan de dichtstbijzijnde pc of haal ik de iPad boven. Snel inloggen op mijn gevirtualiseerde desktop en klaar. Dat is handig voor werknemers die vaak onderweg zijn. We zetten hiermee ook meteen de deur open naar veilig thuiswerken. Ook dat is een verademing!”

Mediùs rekent dag en nacht op IT

Mails, documenten, contacten met verzekeringsmaatschappijen, het merendeel van het werk speelt zich bij Mediùs digitaal af. Ze zijn met andere woorden volledig afhankelijk van hun IT-infrastructuur. Een technische storing legt meteen het hele bedrijf plat. “Problemen moeten dus snel verholpen worden en ook daar blinkt Smartsys in uit”, aldus Filip Vaes, “Kleine zaken lossen we vaak zelf op, maar in nood kan ik dag en nacht rekenen op Smartsys. We krijgen altijd deskundige en vooral snelle hulp van iemand die volledig op de hoogte is van onze situatie. We moeten daardoor nooit onze klanten in de steek laten door IT-problemen. Voor een verzekeringsmakelaar met de slogan ‘het accent op ù’ is dat zeer belangrijk.”

Op dezelfde golflengte

Het project met de thin clients dateert van een paar jaar geleden, maar werd onlangs nog geüpdatet met nieuwe en krachtigere hardware. Dat het partnership tussen Mediùs en Smartsys nog altijd standhoudt, heeft volgens Filip veel te maken met de mindset die beide bedrijven delen: “Net zoals Mediùs, is Smartsys ook een bedrijf dat diensten levert. Dat zorgt ervoor dat ze zich kunnen inleven in onze wereld en dus in onze noden. We komen elkaar dus steevast tegemoet, wat een onverwachte symbiose in gang zette: op technologisch vlak leren wij enorm veel van hen, maar ook Smartys luistert geboeid naar wat we zelf te vertellen hebben. Zo hebben ze via ons kennisgemaakt en leren werken met BRIO, een software voor communicatie tussen verzekeringsmaatschappijen van Portima. Die extra kennis stelt hen in staat om sneller en beter problemen te diagnosticeren en op te lossen. Vice versa weet ik dat zij ons op de hoogte houden van technologische ontwikkelingen die voor ons interessant zouden kunnen zijn.”

In de toekomst zet Mediùs de samenwerking dan ook graag verder. Of ze Smartsys ook aan anderen aanraden? “Ik heb toch al een paar keer reclame gemaakt bij concullega’s, dus aanraden doe ik zeker,” concludeert Filip lachend.