Elke kmo heeft de pest aan IT-problemen. Logisch, het kan de goede werking van de organisatie namelijk flink in het gedrang brengen. Toch merken we dat bij veel kmo’s de samenhang tussen de verschillende systemen zoek is. Dat zorgt voor problemen, het is net die samenhang die ervoor zorgt dat uw medewerkers kunnen vertrouwen op een stabiele en vooral gebruiksvriendelijke omgeving. Wanneer de cohesie in de systemen zoek is, gaan medewerkers op zoek naar eigen oplossingen waardoor u controle verliest over uw data. Dat wil geen enkele kmo. Om het overzicht te bewaren, is het vaak een goed idee om met een IT-partner in zee te gaan. Doet u dat? Let dan op de volgende zaken.

1. Kennis van uw bedrijf

Geen enkele kmo is identiek en elk bedrijf heeft zijn eigen noden. Daarom moet u op zoek gaan naar een IT-partner die bereid is zich te verdiepen in de specifieke werking van uw bedrijf. Inzicht in uw bedrijf is een belangrijke voorwaarde om de cohesie en de efficiëntie van uw IT-infrastructuur terug te vinden. Tegelijkertijd is het een goed moment om samen met uw IT-partner de huidige werking in vraag te stellen en te kijken hoe het in de toekomst beter kan. Soms zijn de toepassingen die u nu gebruikt, niet altijd de meest geschikte.

2. Geen gegoochel met technische termen

Vraag uw IT-partner om mensentaal te spreken. Vraag hen de technische termen, waarmee ze hun knowhow aantonen achterwege te laten. Uw IT-partner moet op dezelfde golflengte zitten. Pas dan kunt u optimaal samenwerken.

3. IT-architectuur opzetten in functie van productiviteit

Maak uw IT-partner duidelijk dat IT voor u in de eerste plaats moet dienen om de productiviteit te verhogen. Een investering is in veel gevallen noodzakelijk, maar tegelijkertijd beperkt u rechtstreeks de risico’s en mogelijk inkomensverlies. Op basis van een technische audit kunnen optimalisaties worden voorgesteld en de verschillende mogelijkheden worden besproken.

4. Kwaliteit en betaalbaarheid combineren

Laat u niet gek maken door een IT-partner die u de duurste hard- en software probeert aan te smeren. Kies voor de meest kostenefficiënte oplossing. Een goede IT-partner maakt meestal al een voorselectie van mogelijke oplossingen voor uw kmo, zodat u sneller gefundeerde beslissingen kunt nemen. Het is voor een ‘leek’ namelijk niet makkelijk om de duizenden oplossingen op de markt te vergelijken.

5. Regelmatig contactmoment

Om over een echt partnership met uw IT-partner te kunnen spreken moet er sprake zijn van een continue samenwerking. Het is daarom verstandig om op regelmatige tijdstippen samen te zitten om de werking van het geheel te evalueren en tussentijds optimalisaties door te voeren. Vaak zien we ook dat het oude systeem als referentie wordt gebruikt, waardoor men onterecht efficiëntere oplossingen uitsluit. Door een nauwe samenwerking te hebben met uw IT-partner zal hij veel sneller geschikte oplossingen kunnen voorstellen. Hij kent namelijk uw IT-omgeving en de historiek van uw onderneming. Dat is dan ook meteen het grootste voordeel om samen te werken met één vaste IT-partner.

6. Een vast aanspreekpunt

Vraag uw IT-partner om een contactpersoon, een ‘single point of contact’. Eis hetzelfde voor derde partijen waarmee u een samenwerking heeft. Het is voor u dikwijls niet makkelijk om de juiste keuze te maken wanneer u met een derde partij rond de tafel zit. Het vernieuwen van een nieuwe internetlijn, een telefooncentrale, multifunctionele printers,… Het heeft rechtstreeks invloed op de werking van uw IT-infrastructuur. Uw partner zal u graag advies geven en u helpen om de juiste keuze te maken.

Mocht er zich toch iets voordoen, is het ook niet vanzelfsprekend te bepalen waar de oorzaak ligt van het probleem. Daarom is het makkelijk uw vaste IT-partner in te schakelen. Op deze manier kan hij een vooronderzoek uitvoeren om eventueel daarna de juiste derde partij op de hoogte te brengen van het probleem om het zo snel mogelijk op te lossen.

De juiste filosofie? Kies voor een echt partnership

Een echt partnership met uw IT-partner is de correcte filosofie voor iedere onderneming. Dit is het perfecte voorbeeld van een win-winsituatie. U heeft er alle baat bij om uw bedrijfscontinuïteit te garanderen en uw IT-partner heeft er alle baat bij betrokken te zijn bij de keuzes die u maakt. Alleen al hierdoor zal hij sneller en adequater kunnen reageren op uw vragen en noden.

Wilt u aftoetsen of u beschikt over een sterk partnership met uw IT-provider? Neem dan zeker contact met ons op.