Bent u geneigd om al uw documenten op te slaan in OneDrive voor Bedrijven? De koppeling naar uw OneDrive staat meestal bovenaan in de keuzelijsten. Dat maakt het eenvoudig er een document op te laden of te downloaden. Maar is dat wel de juiste keuze? Om die vraag te kunnen beantwoorden moet u rekening houden met onderstaande zaken:
- Wie mag of moet toegang hebben tot de documenten die u opslaat in OneDrive?
- Dient het document beschikbaar te zijn voor andere collega’s?
- Wenst u samen te werken aan het document in het kader van een project?
Afhankelijk van het antwoord op deze vragen kunt u een goed onderbouwde beslissing nemen.
Wanneer moet ik kiezen voor OneDrive voor Bedrijven?
OneDrive voor Bedrijven is geschikt voor het opslaan van bestanden in de cloud en om ze vanop elk apparaat (desktop, smartphone, tablet,…) te kunnen openen of delen met personen.
OneDrive voor Bedrijven is de juiste keuze als u:
- Altijd en op elk toestel toegang wenst tot uw bestanden
- Slechts een beperkt aantal mensen toegang wil geven tot uw bestanden
OneDrive voor Bedrijven is dus de juiste keuze wanneer u werkt met bestanden waarop niet actief wordt samengewerkt. Eenvoudig delen met collega’s of externe relaties is wel een mogelijkheid. U kan bijvoorbeeld na het geven van een presentatie of opleiding, de presentatie en/of cursussen delen met de deelnemers door een eenvoudige link te versturen. Met OneDrive voor Bedrijven kunt u uw documenten zowel lokaal als in de cloud opslaan.
Wanneer moet ik kiezen voor een SharePoint Teamsite of Projectsite?
Een SharePoint-site is geschikt om met verschillende gebruikers samen te werken aan bestanden. Teamsites hebben als doel om de communicatie tussen gebruikers te verbeteren. Daarom werden functionaliteiten zoals workflows, wiki’s en taken eraan toegevoegd.
Wanneer kies je voor een SharePoint teamsite?
SharePoint Teamsites zijn een ideale keuze wanneer u:
- Een bestand wil opslaan dat belangrijk is voor uw collega’s
- Zelf wilt bepalen wie welke toegangsrechten krijgt, niet alle bestanden moeten toegankelijk zijn voor al uw collega’s
- Workflows wilt gebruiken om bestanden goed te keuren vooraleer deze worden gepubliceerd
- Alle documenten omtrent een project wilt opslaan op één plaats
- Metadata aan bestanden wenst toe te voegen
- Een check-in en check-out functionaliteit aan uw bestanden wilt koppelen
- Taken gekoppeld aan uw documenten wilt kunnen toewijzen aan medewerkers
- Een plek zoekt om op een eenvoudige manier projecten te beheren en waarbij u beschikt over functies zoals taken en een tijdlijn
Via SharePoint kunnen documenten, net zoals bij OneDrive voor Bedrijven, zowel lokaal als in de cloud worden opgeslagen. SharePoint kan eenvoudig worden geïntegreerd in de OneDrive voor bedrijven. Er kan worden gekozen welke folders en/of bestanden u graag wenst te synchroniseren op uw eigen toestel.
Bestanden zijn niet gekoppeld aan een gebruiker
Documenten op SharePoint zijn niet afhankelijk van de gebruiker. De bestanden die deze gebruiker op SharePoint heeft toegevoegd blijven beschikbaar. Op deze manier gaat er geen cruciale data verloren.
SharePoint werkt eveneens met versiebeheer op uw documenten. Door deze functionaliteit in te schakelen kan u eenvoudig zien welke wijzigingen door welke gebruiker werden uitgevoerd.
SharePoint Look and Feel?
Nog een belangrijk verschil tussen SharePoint en OneDrive voor Bedrijven is dat u met SharePoint een eigen intranet kan opzetten waaraan u newsfeeds, agenda’s, bibliotheken, lijsten,… kunt toevoegen.
De look and feel van de intranetpagina kan volledig worden aangepast aan de huisstijl en noden van uw onderneming.
De juiste keuze?
De juiste keuze hangt dus af van wat uw onderneming nodig heeft. In veel gevallen is een combinatie van OneDrive voor Bedrijven en SharePoint de betere keuze. Het inzetten van beide tools zorgt voor een betere samenwerking, communicatie en documentbeheer.