Telefoneren in de cloud, al dan niet met Microsoft Teams, is vandaag hip en trendy voor zowel grotere als kleinere bedrijven. De eenvoudige installatie, het kostenplaatje en de schaalbaarheid van cloud-telefonie maken dat bedrijven toch een aantal vraagtekens bij hun klassieke telefooncentrale zetten. Maar hoe groot zijn de verschillen echt? We zetten de traditionele telefooncentrale tegenover telefoneren in de cloud voor de ultieme vergelijking.
Wat is wat?
Voor we beide opties vergelijken, stellen we graag beide oplossingen nog even voor.
De klassieke (vaste) telefooncentrale
Een vaste telefooncentrale is een combinatie van hardware en software die zich on-premise – ofwel binnen uw bedrijfsgebouwen – bevindt. De telefoons in uw kantoren zijn allemaal via fysieke kabels rechtstreeks verbonden met de telefooncentrale. Het onderhoud, het beheer en de beveiliging van de centrale moeten ter plaatse op kantoor gebeuren.
De telefooncentrale in de cloud
Tegenwoordig bestaan er ook virtuele telefooncentrales die zich in de cloud bevinden. Dat betekent dat er bij u op kantoor geen hardware meer staat, mogelijks met uitzondering van een telefoontoestel. Wel maakt u gebruik van een virtuele telefooncentrale die via het internet aangeboden wordt door een provider. Uw telefoons, zowel mobiel als vast, én andere toestellen zoals pc’s en laptops, kunnen allemaal op een eenvoudige manier gekoppeld worden aan die virtuele telefooncentrale. Effectief bellen doet u vervolgens via software op deze toestellen. Een veelgebruikte tool hiervoor is Microsoft Teams, die met deze optie al uw communicatie op één plek bundelt.
Wat zijn de belangrijkste verschillen?
Of u nu een nieuwe centrale zoekt omdat uw oude begint te haperen of omdat u gewoon een upgrade wilt, we helpen u graag de juiste keuze maken tussen beide. We zetten vijf belangrijke vergelijkingspunten op een rij: installatie, beheer, dagelijks gebruik, kostenplaatje en beschikbaarheid.
1. Installatie
Een vaste telefooncentrale installeren vraagt de nodige tijd en vaak de hulp van een gespecialiseerde partner. Wanneer er nieuwe vestigingen bijkomen of verdwijnen, moet u de centrale aanpassen of zelfs afzonderlijke centrales voorzien. Verhuizen vereist ook dat u de telefooncentrale loskoppelt en op de nieuwe locatie opnieuw installeert.
Bij een cloudoplossing zoals Microsoft Teams kost de installatie heel wat minder moeite, veelal omdat u geen hardware moet plaatsen. De schaalbaarheid zorgt er bovendien voor dat nieuwe vestigingen en nieuwe gebruikers eenvoudig toegevoegd kunnen worden in enkele klikken. Bij een verhuis volgt de virtuele centrale u gewoon, zonder dat er een nieuwe installatie nodig is.
2. Beheer
Bij een vaste telefooncentrale zijn de hardware en de software uw eigendom. Dat betekent dat u zelf instaat voor het onderhoud, het beheer en de updates, of dat u daar een gespecialiseerde partner voor moet inschakelen. De telefooncentrale is ook een afgesloten systeem, wat betekent dat er weinig integratie is met de andere communicatiekanalen van uw organisatie zoals e-mail of chat.
Bij cloud-telefonie staat uw provider in voor het beheer van de software, het onderhoud en de updates. Het enige wat u als klant moet doen is de instellingen op uw maat afstemmen. Cloud-telefonie laat ook toe om eenvoudig te integreren met andere communicatiemiddelen. Wie bijvoorbeeld voor telefonie via Teams kiest, krijgt eigenlijk standaard al zo’n unified communication-platform.
3. Dagelijks gebruik
Omdat een traditionele telefooncentrale afzonderlijke netwerken hanteert voor spraak en data, zijn die functionaliteiten ook vaak gescheiden. Uw telefonie is dus meestal beperkt tot basisfuncties, met hier en daar een aantal extra’s zoals meeting rooms en wachtrijen.
Cloud-telefonie, daarentegen, verbindt alle toestellen binnen uw organisatie. Dat betekent ook dat er heel wat meer mogelijkheden zijn. Denk bijvoorbeeld aan ‘find me, follow me’ zodat u bereikbaar bent op eender welk toestel, chat, bestanden delen, mobiele apps en meer.
4. Kostenplaatje
Bij de traditionele telefooncentrale hebt u een grote investering in hardware en software vooraf en daarbij meestal ook een vaste kost per gebruiker. Het gaat dus vooral om Capital Expenses (CapEx). Daarnaast zijn er ook nog de terugkerende kosten voor onderhoud en beheer.
Aangezien alles virtueel gebeurt, zijn de set-up kosten voor een cloudoplossing eerder beperkt. Daarnaast hebt u een maandelijks abonnement per gebruiker nodig, dat meestal gebaseerd is op het verbruik. Hierbij gaat het dus om meer flexibele Operational Expenses (OpEx).
5. Beschikbaarheid
Verkopers van traditionele telefooncentrales hameren vaak op de onbetrouwbaarheid van cloud-telefonie. Zonder internetverbinding bent u immers niet bereikbaar. Dit tegenover de klassieke centrale die over een ander netwerk loopt en altijd beschikbaar blijft.
Daar zijn vandaag toch heel wat kanttekeningen bij te maken. De belangrijkste is misschien wel dat de beschikbaarheidspercentages van clouddiensten vandaag zo hoog liggen, dat het onbeschikbaarheidsargument al een hele tijd niet meer klopt. Oplossingen als Office 365 met Microsoft Teams, Dynamics 365 en de verschillende sociale media tonen dat 24 op 7 beschikbaarheid vandaag de regel is.
Wat is nu de beste keuze?
In vergelijking met de investering en de beperkte flexibiliteit van een klassieke telefooncentrale, is cloud-telefonie beter afgestemd op de noden van moderne bedrijven. Wie belt met bijvoorbeeld Microsoft Teams krijgt een makkelijk schaalbare oplossing, afgestemd op reële zakelijke noden, een pay-as-you-use-kostenplaatje en vooral een hoger gebruiksgemak, zowel voor gebruikers als beheerders. Uiteraard zijn er altijd uitzonderingen, maar we durven zeggen dat telefonie via de cloud voor de meeste bedrijven de beste optie is.
In dat kader, geloven we dat Microsoft Teams als software voor cloud-telefonie een allesomvattend pakket biedt dat weinig gelijke kent. Een samenwerkingsplatform, chat, video-bellen, en meer, wie op zoek is naar een écht unified communication-platform heeft het bij Teams aan het juiste adres.
Ook overtuigd van het gemak van telefonie in de cloud? Bekijk dan ons aanbod en neem contact op met onze experten.