Vijf redenen om uw e-mailhandtekeningen centraal te beheren

Door: Ben Van Geet

Laten we even veronderstellen dat in een onderneming met 20 werknemers iedere werknemer elke dag 10 e-mails verzendt. Op 1 week tijd zijn dit dus 1.000 e-mails en dus ook 1.000 weergaves van de e-mailhandtekening bij uw klanten, leveranciers en prospecten. Dan zorgt u er maar beter voor dat die e-mailhandtekening in orde staat bij iedereen, niet? Inderdaad. Maar hoe zorgt u ervoor dat dit vlot verloopt? U raadt het al: door dit centraal te beheren. Hieronder vindt u 5 redenen waarom u uw e-mailhandtekeningen beter centraal beheert.

1. Een extra marketingkanaal

Heeft u een event gepland of wilt u tijdelijk een bepaald product of dienst extra in de verf zetten? Waarom dan geen gebruikmaken van uw e-mailhandtekening? Het is een extra marketingkanaal om uw boodschap over te brengen én de meeste ontvangers openen en lezen het ook effectief.

Het voortdurend moeten updaten van e-mailhandtekeningen is vaak de reden dat bedrijven dit medium niet of amper gebruiken als marketinginstrument. Door centraal uw e-mailhandtekeningen te beheren, kan u snel en efficiënt banners toevoegen en wijzigen voor al uw medewerkers of voor een bepaalde afdeling. Voor tijdelijke acties kan u ook een start- en einddatum ingeven.

2. Consistente merkbeleving

Een consistente branding van uw bedrijf is essentieel, een consistente e-mailhandtekening vormt daar een belangrijk onderdeel van. Door uw e-mailhandtekeningen te centraliseren hoeft u nooit meer handmatig een e-mailhandtekening aan te maken of te veranderen. Gedaan met maandelijks e-mails te sturen naar uw medewerkers om te vragen hun handtekening aan te passen. Zo vermijdt u dat verschillende medewerkers dit niet doen, dat er oude handtekeningen blijven staan en dat u zo geen uniforme uitstraling heeft.

3. Vanop elk apparaat identiek

De kans is groot dat u uw e-mailhandtekening instelt op uw laptop of desktop met het logo van uw onderneming. Dat wil niet zeggen dat die e-mailhandtekening er identiek hetzelfde uitziet als u een mailtje stuurt via uw smartphone, webmail of uw pc thuis. Wanneer u centraal uw e-mailhandtekening beheert, wordt deze altijd en vanop eender welk apparaat identiek weergegeven.

4. Op maat van elke werknemer

U kan handtekeningen aanmaken voor verschillende groepen en situaties. Zo kunt u een specifieke handtekening maken voor intern of extern gebruik, voor verschillende afdelingen of groepen, per taalgebied of enkel voor een aantal medewerkers. Ook voor automatische antwoorden kunt u e-mailhandtekeningen toevoegen. U kiest wat, wanneer en bij wie een bepaalde handtekening wordt toegevoegd.

5. Juiste disclaimer

De meeste ondernemingen maken gebruik van een e-mail disclaimer. Zorg ervoor dat voor iedere medewerker en voor iedere e-mail de juiste disclaimer wordt voorzien.

Wilt u weten hoe u uw e-mailhandtekeningen centraal beheert?

Om uw e-mailhandtekeningen centraal te beheren heeft u software nodig. Klik even op onderstaande button en we vertellen welke software u nodig heeft en hoe die precies werkt.

Al helemaal overtuigd? Klik op onderstaande button, vul het contactformulier in en we sturen u geheel vrijblijvend een offerte

Hoe beheer ik mijn e-mailhandtekeningen centraal?