Een interactieve, moderne vergaderzaal? Stel jezelf deze vijf vragen

Door: Ben Van Geet

De tijd dat de inrichting van een vergaderzaal bestond uit een tafel, een set stoelen en een videoprojector ligt al even achter ons. Dat we met zijn allen fysiek in een vergaderzaal zaten ook. Uw meetings vinden nu meestal plaats in Teams, Zoom of een ander alternatief en u volgt ze vanop uw werkplek of home-office. Maar wat dan met die vergaderzaal op kantoor?

Meer dan een vergaderzaal

Veel bedrijven hebben aan deze vergaderruimtes een andere of extra invulling gegeven zoals interactieve meeting rooms, collaboration rooms of huddle spaces. Dat zorg voor meer opties om efficiënter te communiceren, te presenteren of te brainstormen. Om de ruimte bij de nieuwe functie en de nieuwe manier van werken te laten passen, moeten ze vaak gemoderniseerd worden. Wil u uw vergaderzaal op de best mogelijke manier moderniseren? Stel uzelf de volgende vijf vragen.

1. Wat gaat u ermee doen?

Een beetje een open vraag, maar belangrijk om de correcte technologische keuzes te maken.
Werkt u of uw collega’s vaak met een whiteboard of een flipover? Dan is een interactief scherm een ideale oplossing. Dit wordt vaak gebruik bij brainstormings, presentaties of opleidingen. Het handige aan deze interactieve schermen is dat uw creaties eenvoudig bewaard en gedeeld kunnen worden. Gebruikt u deze functionaliteit bijna nooit? Dan is een standaard scherm, wat goedkoper is, zeker voldoende.

Gaat u vergaderingen organiseren met een aantal mensen in de ruimte en externe aanwezigen? Dan is een PTZ-camera (Pan, Tilt, Zoom) bijvoorbeeld een mooie oplossing. Deze camera’s kunnen ervoor zorgen dat de persoon die spreekt in beeld wordt gebracht. Uw doel bepaalt dus wat u toevoegt aan uw ruimte.

2. Hoe ziet de ruimte eruit?

De enige beperking voor de ideale meeting room is uw fantasie… en de afmetingen ervan. Is het een grote ruimte waar u zowel in-person als remote wenst te vergaderen? Kies dan voor een voldoende groot scherm, een videoconferencing-systeem met een aantal microfoons zodat iedereen goed hoorbaar is en luidsprekers met voldoende vermogen. In dat opzicht is ook de akoestiek van de ruimte belangrijk. Niets is zo vermoeiend als lang vergaderen in een zaal met een galm. Daarvoor kan u bijvoorbeeld geluidsabsorberende panelen of wanden installeren.

Is het een kleine ruimte die u wil inrichten als collaboration room of huddle space, rust deze dan niet uit met een te groot scherm of conferencing systeem. Er bestaan compacte oplossingen, waarvan er sommige zelfs draagbaar zijn.

3. Welke technologie gebruikt u nu al?

Organiseert u vergaderingen in Teams, Zoom of andere toepassingen. Zorg er dan zeker voor dat deze software ondersteund wordt in uw nieuwe opstelling. Wil u werken met een vast toestel in de vergaderruimte waar u op kan inloggen om te presenteren of videoconferencing kan starten? Of hebt u liever dat iedere gebruiker zijn of haar notebook meeneemt om aan te sluiten? Of beide?

Presenteren voor een groep mensen kan voor wat stress zorgen. Door uw eigen toestel te gebruiken weet u perfect wat waar staat en hoeft u zich daar geen zorgen over te maken. Andersom kan u dan weer stress krijgen om uw notebook aan te sluiten en aan de praat te krijgen. Gelukkig bestaan er tegenwoordig heel wat oplossingen die heel intuïtief werken (en waarvoor we u graag een makkelijke handleiding bezorgen).

4. Hoe draadloos moet het zijn?

Er zijn verschillende mogelijkheden om het beeld van uw pc draadloos weer te geven op het scherm. Bij sommige oplossingen wordt het beeld gedupliceerd, bij andere kan u het instellen als tweede monitor.

Wilt u hier het ultieme gebruiksgemak, dan bestaan er dongles die u inplugt in een USB- of USB-C-poort en de draadloze verbinding naar het scherm voor u regelen. Een aantal modellen zorgen bovendien ook voor de connectie met het videoconferencing-systeem. Wat u ook kiest, uw meeting room zal heel wat kabels en gezoek naar de juiste connector armer zijn.

5. Hoe wilt u de meeting room boeken?

Dit kan op beperkte maar eenvoudige manier in Outlook, SharePoint of Teams. Maar als u meerdere meeting rooms hebt, is een geavanceerde oplossing zeker een aanrader. Vaak werkt u dan met een software die zorgt dat gebruikers vergaderzalen kunnen boeken via een webpagina en ook de boeking kunnen wijzigen of annuleren. Wilt u de boeking-status van een zaal ook zichtbaar maken in uw fysieke kantoorruimte. Dan kan u zo’n systeem vaak naar wens uitbreiden met schermen die buiten aan de vergaderzaal hangen. Daarop kan u zien welke ruimte bezet is of last-minute een zaal reserveren. U kan op deze schermen ook uw bezoekers verwelkomen voor die extra persoonlijke ‘touch’.

 

Met SmartMeet biedt Smartsys u een complete oplossing om van uw vergaderzaal een moderne – al dan niet interactieve – meeting room te maken, van advies tot de volledige installatie.