Na de verkoop van brouwerij Palm stond family office Diepensteyn voor een nieuwe wending in haar bestaan: het bedrijf zocht naast een nieuwe kantoorlocatie ook een nieuwe IT-partner. Diepensteyn verhuisde immers haar burelen uit de brouwerij en nam ook afscheid van de IT-ondersteuning van brouwerij van Palm. Om een nieuwe IT-infrastructuur op poten te zetten met hetzelfde serviceniveau als onder de vleugels van de brouwerij, nam het Smartsys onder de arm.
Diepensteyn beheert het vermogen van de familie. Alle bedrijfsbezigheden of participaties waarin de familie belegt, worden dus door Diepensteyn beheerd. “Onze dienstverlening is destijds gegroeid rond de brouwactiviteit van Palm”, zegt Bart Van Muylder, CEO van Diepensteyn. “Toen we in 2016 Palm voor 60 percent verkochten, konden we niet langer een beroep doen op hun ondersteunende IT- diensten, zoals bijvoorbeeld het ERP-pakket. We moesten op zoek naar een eigen leverancier voor onze soft- en hardware én een nieuwe locatie voor onze kantoren. Die nieuwe locatie werd het pittoreske kasteel van Diepensteyn, een oud-middeleeuwse waterburcht gelegen in Steenhuffel.
Succesvol project in twee fasen
Het project bij Diepensteyn bestond uit twee fases: enerzijds was er de loskoppeling van brouwerij Palm, anderzijds was er de opbouw van een nieuwe IT-infrastructuur. Bart Van Muylder: “We werkten aanvankelijk op het netwerk van Palm, maar moesten voortaan verder met een eigen IT- infrastructuur. Smartsys heeft ons geholpen om naar de cloud te verhuizen.”
Naast ondersteuning op gebied van software, bood Smartsys bijstand voor vragen rond hardware. De nieuwe locatie van Diepensteyn onderging een grondige renovatie om er een geschikte werkplek van te maken. Smartsys adviseerde de family ofice wat betreft de optimale plaatsing van access points en de nodige aansluitingen in het gebouw. Bart Van Muylder: “Dankzij de hulp van onze partner zijn de renovatiewerken en de verhuis ook op IT-vlak heel vlot verlopen.”
IT-pakket op maat
In de aanloop van het project had Smartsys een individueel gesprek met alle werknemers van Diepensteyn om naar de IT-behoeftes te peilen. Op basis van die peiling stelde de IT-partner verschillende infrastructuurmogelijkheden voor, met telkens de voor- en nadelen. “Zo konden we de nodige afwegingen maken en de opstelling kiezen die het beste bij ons past. Dat is meteen ook de sterkte van Smartsys,” zegt Bart Van Muylder.
“Smartsys stelde voor het ERP-pakket dat we bij Palm gebruikten te vervangen door Exact, een online boekhoud- en facturatiesoftware. We namen daarvoor een Cronos zusterbedrijf onder de arm. In samenspraak hebben we ook beslist om geen eigen servers op de locatie te plaatsen, maar alles naar de cloud te migreren. Nu gebruiken we bijvoorbeeld Microsoft 365 en Dropbox Professional. Het resultaat is een IT-pakket dat volledig op maat van onze werking is uitgestippeld. De implementatie is perfect verlopen, ook de nazorg verloopt vlekkeloos.”
Volledig ontzorgd
Het grootste voordeel van de samenwerking met Smartsys is de kwaliteit van het serviceniveau. Die ligt minstens even hoog als vroeger bij de brouwerij. Bart Van Muylder: “Voor ons was het zeer belangrijk dat onze werking niet in het gedrang kwam.” Daarnaast zorgt de nieuwe opstelling van Office 365 en Dropbox Professional voor meer mogelijkheden dan voorheen. “Nu kunnen we ook buiten het kantoor snel bestanden raadplegen en gebruiken, wat bijvoorbeeld het thuiswerken veel eenvoudiger maakt.”
Tenslotte installeerde Smartsys ook een wifinetwerk met strategisch geplaatste access points, waarop de experts alle toestellen, zoals de printer, hebben aangesloten. “We hebben ook onze laptops bij onze IT-partner besteld. Die hebben we bij hen aan een heel scherpe prijs kunnen aankopen.”
Cultuur van klantgerichtheid
“De leidraad in onze zoektocht naar een geschikte partner was dat we ons geen zorgen wilden maken over alles wat betrekking heeft op IT. We wilden dat beheer volledig uit handen kunnen geven. We hebben drie mogelijke kandidaten ontvangen, Smartsys stak daar met kop en schouders bovenuit.”
“Wat sterk opvalt bij Smartsys, is de heersende cultuur van klantgerichtheid. Als ik terugkijk naar onze originele doelstellingen en waar we vandaag staan, dan denk ik dat we met Smartsys de perfecte partner gevonden hebben!”, besluit Bart Van Muylder.