Referenties

Gegarandeerde bedrijfscontinuïteit voor Sas Coffee

Om te zorgen dat ze klaar waren om de ERP-software te vervangen, wilde koffiebranderij Sas Coffee z’n IT-infrastructuur doorlichten. Het bedrijf uit Beerse schakelde hiervoor Smartsys in. Uit de audit vloeide een plan van aanpak om de pijnpunten in de infrastructuur te verhelpen. Vervolgens voerde Smartsys het plan helemaal uit. Bovendien anticipeerden ze op mogelijke problemen. Sas Coffee kan nu aan de slag met een robuuste, moderne IT die bereikbaarheid en bedrijfscontinuïteit garandeert.

Volledige upgrade

Al dertig jaar werkte Sas Coffee met hetzelfde ERP-systeem. De software was geschreven in een verouderde programmeertaal, het was hoog tijd voor vernieuwing. “Onze nieuwe software vereiste een vernieuwde infrastructuur die onze koffiebranderij nog niet had”, vertelt Dominic Sas, Sales en Marketing Director bij Sas Coffee. “Dat ERP-pakket moest trouwens echt vervangen worden. We hebben drie locaties, telkens op een honderdtal meter van elkaar. Om je bedrijf in goede banen te leiden, is communicatie heel belangrijk. Veel medewerkers waren echter niet altijd te bereiken. Niet omdat ze niet op post waren, wel omdat onze IT het soms liet afweten. Of, bij uitval van een telecomoperator lag alles plat en konden we niks anders doen dan afwachten. Dat moest beter.”

Een audit van de infrastructuur

Dominic Sas: “Toen we deze zorgen voorlegden aan onze ERP-partner iFacto, schoven zij hun zusterbedrijf Smartsys naar voren. We schakelden hen in om een audit van onze infrastructuur te maken. Daarbij kwamen pijnpunten naar boven. Onze cybersecurity was bijvoorbeeld niet voldoende sterk, onze back-ups moesten regelmatiger lopen en we gebruikten niet altijd de meest recente versie van software, hoewel we de licenties hadden. Smartsys stelde een plan voor om alle punten aan te pakken, perfect afgestemd op wat wij nodig hebben als productiebedrijf.”

Project

Project

Vernieuwing van de IT-infrastructuur in aanloop naar een ERP-migratie

Duur

Duur

Vier maanden

Return

Return

Gegarandeerde bedrijfscontinuïteit dankzij back-upsystemen

Op vier maanden naar een moderne IT

Smartsys ging aan de slag om de infrastructuur van Sas Coffee op punt te zetten. “Het was geen klein project”, weet Dominic Sas. “Onze servers werden vervangen en veilig ingesteld, we schakelden over naar Office 365, we kregen nieuwe firewalls om de beveiliging te boosten, de pc’s in onze productiehallen werden vervangen en meer. Toch slaagde Smartsys erin om dit op vier maanden voor elkaar te krijgen, zonder de koffieproductie stil te leggen. Sindsdien ondersteunen ze ons in het monitoren van onze omgeving.”

Gegarandeerde bedrijfscontinuïteit

Dankzij de vernieuwde infrastructuur lopen de zaken veel vlotter. Medewerkers zijn terug bereikbaar over de drie sites heen. Ook de productie vaart er beter bij, vertelt Dominic Sas: “Er is minder gedoe over de communicatie tussen de sites en dat is een zegen. Vroeger waren we ook afhankelijk van één telecomoperator. Ging er daar iets fout, dan lag alles stil zolang de storing aanhield. Dankzij Smartsys hebben we back-upsystemen die uitval opvangen. Voorlopig is het nog niet nodig geweest – of misschien juist wel maar hebben we het dankzij de nieuwe systemen niet gemerkt – maar ik ben er rotsvast van overtuigd dat onze bedrijfscontinuïteit meer gegarandeerd is dan ooit tevoren.”

“Bovendien houdt Smartsys onze systemen ook nauwlettend in de gaten”, gaat Dominic Sas verder. “Ze anticiperen op problemen om onze continuïteit te verstevigen. Zo kregen we onlangs een telefoontje van hen met de melding dat over een paar uur iets fout ging lopen omdat een pc in de productie niet naar behoren leek te werken. Ze hadden gelijk. Dankzij hen konden we tijdig ingrijpen en vermijden dat we productie stil moesten leggen.”

Grote bron van expertise

In Smartsys vond Dominic Sas een behulpzame partner: “Voor, tijdens en na het project, was het steeds fijn samenwerken met de mensen van Smartsys. Bij problemen hebben we maar de telefoon op te nemen en we worden snel en correct geholpen. Het is duidelijk dat er heel wat knowhow in hun organisatie aanwezig is.”

“Dat ze ook nog eens deel zijn van een groter geheel, namelijk de Cronos Groep, versterkt die expertise alleen maar. Is er iets waar ze niet meteen mee kunnen helpen? Dan is er zeker een zusterbedrijf dat dit wel kan. Ze gaan ook niet vingerwijzen naar elkaar en zoeken samen naar een oplossing. Dat is toch ook een zorg minder”, concludeert Sas.

Lessons learned

Een audit is nooit verloren

Zelfs als er niet meteen een IT-project voor de deur staat, vindt Dominic Sas een audit van je infrastructuur een goed idee. Hij is ervan overtuigd dat je altijd pijnpunten zult vinden die je over het hoofd zag. Die punten aanpakken zorgt bijna altijd voor een betere en efficiëntere organisatie.