Veel ondernemingen zijn ondertussen vertrouwd met Microsoft Teams. Toen thuiswerk verplicht werd omwille van de coronapandemie schoot het gebruik van Teams pijlsnel omhoog. Om op afstand te werken moesten we immers kunnen chatten met collega’s, voice calls of videomeetings met klanten en leveranciers houden en meer online samenwerken. De toepassing wordt door befaamd onderzoeksbureau Gartner zelfs aangeduid als een leider in ‘unified communications’ en online meetings oplossing.
Teams is meer dan chatten
Teams bewees de afgelopen maanden dus zijn nut als een efficiënte manier om te communiceren zowel op kantoor, thuis als onderweg. Echter de tool is meer dan chatten. U kan ermee samenwerken aan projecten, bestanden delen, handige uitbreidingen installeren, live events organiseren, … en u kan er ook mee bellen.
Stel u even voor dat uw onderneming geen klassieke telefooncentrale meer gebruikt of zelfs geen VoIP-centrale, maar dat u ook kan bellen met Teams? Zo brengt u al uw communicatie onder in één app.
Wat heeft u nodig om te bellen met Teams?
- Een Office 365-abonnement waarbij u Teams kan gebruiken.
- Een Phone system- of Business voice-abonnement per gebruiker. Het eerste is een uitbreiding op de Office 365 Enterprise-licenties, het tweede op de Business-versie.
- Een oproepabonnement van Microsoft of direct routing via een provider.
Microsoft oproepabonnementen
Microsoft biedt oproepabonnementen aan waarbij gebruikers een telefoonnummer krijgen en – afhankelijk van de gekozen optie – een aantal belminuten per maand. Per type abonnement, worden de minuten gegroepeerd voor al de gebruikers.
De oproepabonnementen van Microsoft hebben helaas niet de meest aantrekkelijke tarieven. Vanuit Smartsys adviseren we daarom de tweede optie, direct routing.
Direct routing
Bij direct routing, maakt u via Teams rechtstreeks verbinding met het traditionele telefoonnetwerk. Door een zogenaamde session border controller kan u zo bij een gewone provider terecht. U kan dus als gebruiker op iedere locatie (met internetverbinding) bellen met Teams. Dit met dezelfde ervaring als op kantoor.
Uw telefonie wordt geconfigureerd in het Teams-admincenter binnen uw Office 365-cloudomgeving. Vanuit deze omgeving is er een connectie met de session border controller die dan weer gekoppeld is aan het telefonienetwerk. Smartsys werkt hiervoor samen met Destiny.
In uw onderneming hoeft er niets meer voorzien te worden zoals een lokale centrale of telefoonlijnen. Voor een aantal specifieke scenario’s kan er lokaal nog een controller geïnstalleerd worden.
Welke mogelijkheden biedt het telefoonsysteem van Teams?
De functionaliteiten van Teams zijn continu in ontwikkeling. Hieronder kan u een overzicht vinden van de belangrijkste functies. Uitgebreide informatie kan u hier vinden.
- Keuzemenu’s waarbij bellers via ingesproken boodschappen een keuze maken.
- Call queues met welkomstboodschap, wachtmuziek en het doorverbinden naar beschikbare medewerkers in een bepaalde volgorde.
- Iedere gebruiker kan een voicemail instellen.
- Groepsoproepen en doorsturen naar groepen.
- Gesprekken doorverbinden, parkeren en terugnemen.
- Doorschakelen buiten kantooruren.
Welke toestellen kan ik gebruiken?
Er zijn verschillende opties om te bellen met Teams: met uw laptop of desktop in combinatie met een headset, met uw smartphone of met een telefoontoestel. Echter zijn niet alle telefoontoestellen compatibel met Teams-telefonie, maar er is een ruim aanbod aan Teams-gecertificeerde telefoons. Wenst u uw huidige toestellen te hergebruiken? Dan kan u best even nagaan of dat dit mogelijk is.
Microsoft werkt aan een compatibiliteit voor ‘oudere’ SIP-telefoons. Dit is op dit moment nog niet actief en zal sowieso een beperkte functionaliteit aanbieden.
Hoe is de gebruikerservaring?
Als uw medewerkers op dit moment al aan de slag zijn met Teams, zullen ze probleemloos kunnen telefoneren. Deze functionaliteit bevindt zich namelijk in dezelfde app.
Voor medewerkers die nog geen Teams gebruiken, kan er een leercurve zijn. Alhoewel uit ervaringen met klanten blijkt dat Teams zeer intuïtief is. Natuurlijk is een duidelijke handleiding altijd aangeraden.
Voor medewerkers met een Teams telefoontoestel zijn er, buiten de manier van inloggen, geen grote veranderingen met het standaard bellen. Afhankelijk van het type toestel zijn er verschillende Teams-functies geïntegreerd. Zoals bijvoorbeeld het raadplegen van uw kalender.
Met SmartVoIP biedt Smartsys u een compleet pakket om uw telefoonfunctionaliteit te integreren in Teams en u te begeleiden in de implementatie hiervan.